Modul 3
KEGIATAN BELAJAR I
Pengembangan Koleksi dan Kajian Pemakai
Sebagai diketahui perpustakaan adalah tempat pengumpulan dan penyimpanan hasil karya manusia dalam bentuk tercetak, terekam dan lain-lain. Bahan pustaka tersebut antara lain bukul terbitan skripsi, disertasi, pamflet, brosur, klipping, serta bahan-bahan multimedia dan audio visual seperti film, slide, bahan mikro, kaset audio dan video, piringan hitam, Compact Disk CD. Bahan-bahan tersebut merupakan kolesi yang penting yang dapat memperkaya perpustakaan.
Salah satu tugas perpustakaan dalah membangun koleksi yang kuat untuk keperluan pelayanan kepada pemakai. Seleksi adalah proses pengidentifikasi bahan pustaka yang akan ditambahkan pada telah ada di perpustakaan.
A. KEBlJAKAN PENGEMBANGAN KOLEKSI
Kebijakan pengembangan tersebut menurut Taslimah Yusuf (1996) befungsi sebagai berikut.
- Mematuhi kebijakan pemerintah agar tida menyediakan buku-buku yang tidak dianjurkan.
- Kebijakan dari instansi induk perpustakaan
- Kebijakan untuk menyampaikan persyaratan atau kriteria koleksi
- Kebijakan dalam memeriksa koleksi yang tidak diperlukan oleh pemakai karena rusak dangerlu diganti dengan koleksi yang lain.
Menurut Yulia, dkk. (1993 fungsi dari kebijakan pegembangan koleksi ini adalah sebagai berikut :
- Pedoman bagi para selektor
- Sarana komunikasi
- Sarana Perencanaan
Fungsi lain dari kebijakan pengembangan koleksi tersebut adalah sebagai berikut:
- Membantu menetapkan metode untuk menilai bahan sebelum dibeli.
- Membantu memilih cara terbaik untuk pengadaan, misalnya langsung dari penerbit toko buku atau melalui jobber.
- Membantu identifikasi bahan pustaka yang perlu dipindahkan ke gudang atau dikeluarkan dari koleksi.
B. KAJIAN PEMAKAI
Beberapa istilah yang digunakan untuk menyatakan kajian pernakai perpustakaan ini, antara lain galisis masyarakat (users studies). Kajian pemakai dilakukan dengan tujuan untuk mengetahui bagaimana, mengapa, kapan, dan di mana orang mencari informasi dan menggunakan sumber-sumber informasi. Kajian pemakai ini dapat dilakukan secara informal seperti observasi melalui koran dengan memperhatikan berita tentang kegiatan dan kejadian setempat.
Selanjutnya menurut Yulia, dkk. (1993) kajian formal diperlukan karena berikut ini.
- Cara informal sering menghasilkan suatu subjektif karena terbatas apa yang diobservasi oleh satu orang atau kelompok orang tertentu sehingga belum menggambarkan secara keseluruhan.
- Penelitian formal lebih sistematis dan dapat menghasilkan gambaran yang lebih menyeluruh dari masyarakat sehingga pustakawan dapat menempatkan apa yang mereka telah ketahui dalam kerangka yang lebih luas dan memungkinkan untuk mengidentifikasi kelompok yang belum terlayani dengan baik.
- Untuk mempertanggungjawabkan layanan dan koleksi yang akan dikembangkan dan alokasi dana perpustakaan, diperlukan data yang objektif dan akurat.
Beberapa hal yang harus dipertimbangkan adalah sebagai berikut :
1. Pelaku Kajian Pemakai
Kajian pemakai dapat dilakukan oleh baik pustakawan.
Hal yang paling baik adalah dikerjakan oleh pihak ketiga, namun ada keterlibatan dari pustakawan sehingga sehingga ada proses pembelajaran bagi pustakawan.
2. Informasi yang Digerlukandalam Menyusun Kajian Pemakai
Walaupun tujuan masing-masing jenis perpustakaan berbeda namun beberapa data untuk kajian pemakai, relatif sama yaitu historis, geografis, transpor administratif, politik, demografi, ekonomi, komunikasi dan media massa.
3. Metode yang digunakan untuk Mengumpulkan Data dalam Rangka Melakukan Kajian Pemakai
Metode pengumpulan data dapat dilakukan sebagai berikut.
a. Mempelajari laporan sumber-sumber statistik, direktori, peta data, dll.
b. Melakukan wawancara secara informal dengan tokoh masyarakat.
c. Melakukan wawancara formal dengan anggota masyarakat
d. Observasi terencana
4. Kegunaan Kajian Pemakai Dilakukan
Data yang telah terkumpul dianalisis sehingga perpustakaan dapat
memutuskan mana fakta-fakta yaug penting untukt digunakan perpustakaan dalam mengatasi masalah yang dihadapi
C. PENGADAAN
Tata kerja rutin pengolahan terdiri atas kegiatan pengadaan bahan pustaka (prakatalogan), pengatalogan dan pascakatalogan,
I. Prakatalogan (Pengadaan Bahan Pustaka)
Tata kerja dalam Pengadaan bahan pustaka (prakatalogan), meliputi kegiatan (a) pemesanan bahan pustaka, dan (b) penerimaan bahan pustaka, baik bahan pustaka yang dipesan maupun bahan pustaka yang tidak dipesan.
a. Daftar permintaan
b. Daftar pesanan
c. Daftar buku dalam proses
d. Daftar majalah
e. Buku induk
Buku induk adalah buku yang mencatat bahan pustaka yang masuk.
D. PROSES PENGADAAN BAHAN PUSTAKA
Tugas setiap perpustakaan adalah memberikan pelayanan sebaik-baiknya kepada setiap penggunanya. Tugas ini dapat dilakukan dengan baik apabila perpustakaan tersebut depat membangun koleksinya dengan baik dan relevan dengan kebutuhan penggunanya sehingga seluruh kebutuhan penggunanya dapat terlayani dengan baik.
Seleksi merupakan proses pengidentifikasian bahan pustaka yang akan ditambahkan pada koleksi yang telah ada di perpustakaan sebelumnya.
1. Pengadaan Koleksi melalui Pembelian
Di perpustakaan perguruan tinggi pengadaan koleksi melalui pembelian dapat dilakukan dengan beberapa cara tergantung besarnya dana dan asal sumber dana.
Terlepas san cara pengadaan tersebut maka pembelian buku dapat dilakukan melalui berbagai saluran yang ada, yaitu sebagai berikut.
a. Toko buku.
b. Penerbit, baik dalam negeri maupun luar negeri.
c. Agen buku, baik dalam negeri maupun luar negeri.
2. Cara Pemesanan
Setelah dilakukan verifikasi data maka petugas mempersiapkan kartu pesan yang dibuat rangkap tiga. Dua rangkap dijajarkan dalam daftar pesan, satu rangkap diselipkan pada jajaran kartu katalog. Kartu pesan yang disisipkan pada jajaran kartu katalog berfungsi untuk memberikan informasi bahwa buku tersebut sedang dipesan atau sedang diproses di bagian pengolahan.
3. Pengadaan Buku melalui Pertukaran
Beberapa bahan pustaka sering tidak bisa diperoleh di toko buku karena memang tidak diperjualbelikan. Bahan-bahan pustaka seperti ini misalnya seperti jurnal ilmiah yang diterbitkan oleh perguruan tinggi atau lembaga penelitian dan lembaga-lembaga lain
4. Pengadaan Bahan Pastaka dengan Hadiah
Selain dengan cara pembelian dan tukar-menukar bahan postaka dapat diperoleh dengan cara hadiah. Hal yang penting dalam menerima bahan pustaka hadiah ini adalah perpustakaan harus selalu menyeleksi dengan baik bahan-bahan yang akan diterimanya
5. Penerimaan
Sesudah bahan pustaka dipesan dan datang ke perpustakaan maka diperlukan prosedur atau langkah-langkah penerimaan bahan pustaka tersebut. Langkah-langkah tersebut adalah sebagal berikut:
a. Penerimaan buku .
b. Penerimaan majalah
KEGIATAN BELAJAR 2
Perawatan, Petestarian, dan Penyiangan Bahan Pustaka
A. PERAWATAN BAHAN PUSTAKA
Perawatan (dan pelestarian) bahan pustaka perlu dilakukan oleh perpustakaan. Hal ini bertujuan untuk melestarikan kandungan informasi yang ada pada bahan pustaka tersebut. Perawatan ini, meliputi mempertabankan bentuk asli dari bahan pustaka tersebut dengan cara pencegahan terhadap faktor-faktor perusak koleksi, perawatan fisik, seperti dengan menjilid ulang, melaminasi bahan pustaka atau mereproduksi bahan pustaka tersebut, seperti fotokopi, alih bentuk (misalnya dari kertas ke mikrofilm, mikroffs atau digital).
1. Pencegaban Faktor-faktor Perusak Koleksi
Perawatan terhadap koleksi perpustakaan dapat dilakukan secara dini yaitu dengan mencegah faktor-faktor perusak koleksi. Faktor-faktor yang menyebabkan koleksi rusak antara lain perlakuan manusia yang tidak semestinya terhadap bahan pustaka, debu dan kotoran, dan cahaya matahari. Untuk mencegah kerusakan bahan pustaka yang disebabkan oleh faktor hayati, seperti beberapa jenis cendawan, serangga, hewan pengerat dapat diatasi sebagal berikut:
a. Kerusakan oleh cendawan dapat diatasi dengan:
1. Mengurangi kelembaban udara:
2. Mengatur suhu dalam ruang agar tidak terlalu tinggi.
b. Kerusakan oleh serangga dapat dikurangi dengan:
1. Mengatur kelembaban udara ruangan Mengatur subu ruangan.
2. Memelihara kebersihan ruangan.
3. Mengusahakan ruangan tidak terlalu gelap.
c. Kerusakan oleh hewan pengerat dapat dicegah dengan:
1. Memelihara kebersihan perpustakaan dan lingkungan.
2. Tidak meninggalkan sisa makanan dalam perpustakaan.
3. Menggunakan bahan pembasmi tikus.
2. Reproduksi
Reproduksi dilakukan untuk merawat bahan pustaka langka dan mudah, rusak. Reproduksi dilakukan dengan cara berikut ini.
a. Dengan memfotokopi.
b. Mengalihbentukkan atau mengalihmediakan bahan pustaka.
c. Bahan pustaka dapat dialihbentukkan ke dalam format digital.
d Semua bahan yang sudah dialihbentukkan harus dibuat rangkap.
3. Penjilidan dan Laminasi
Bahan pustaka yang perlu dijilid adalah sebagai berikut..
a. Bahan pustaka yang sampulnya rusak atau terlalu tipis.
b. Bahan pustaka yang benang jahitannya terlepas.
B. PELESTARIAN BAHAN PUSTAKA
Secara tradisional pelestarian bahan pustaka telah lama dilakukan. Para pujangga pada zaman kerajaan-kerajaan di Indonesia sudah melakukan penyalinan naskah lama yang menggunakan bahan-bahan tradisional seperti daun lontar menjadi naskah baru.
Dalam melakukan perawatan dan pelestarian bahan pustaka ini tentunya banyak kendala, seperti beriku :
- Kurangnya tenaga pelestarian di Indonesia.
- Banyak pimpinan serta pemegang. kebijakan belum memahami pentingnya pelestarian bahan pustaka sehingga mengakibatkan kurangnya dana, perhatian, dan fasilitas yang tersedia.
- Praktik pelestarian yang dilakukan selama ini di Indonesia masih banyak yang salah.
C. PENYIANGAN BAHAN PUSTAKA
Untuk memberikan layanan yang aik kepada penggunanya maka perpustakaan harus menyediakan bahan pustaka yang cukup dalam segi jumlah dan sesuai dengan keperluan pemakai.
Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam melakukan penyiangan bahan pustaka, yaitu (1) kriteria penyiangan, dan (2) prosedur penyiangan.
1. Kriteria Penyiangan
Dalam hal penyiangan koleksi perpustakaan sebaiknya mempunyai kriteria atau peraturan yang jelas dan tertulis. Hal ini untuk menghindari subjektivitas dalam memilih koleksi yang akan dikeluarkan dari perpustakaan.
2. Prosedur Penyiangan
Pedoman penyiangan koleksi biasanya berisi butir-butir, antara lain berikut ini.
a. Subjek tidak sesuai lagi dengan kebutuhan pengguna perpustakaan
b. Bahan pustaka yang sudah usang isinya.
c . Edisi baru sudah ada sehingga edisi lama dapat dikeluarkan dari koleksi perpustakaan.
KEGIATAN BELAJAR 3
Pengatalogan Deskriptif dan Subjek
Proses tata kerja rutin selanjutnya adalah Pengatalogan. Pengatalogan merupakan proses pembuatan rekaman bibliografi yang merupakan wakil ringkas dari bahan pustaka dalam koleksi sebuah perpustakaan. Wakil ini biasanya disajikan dalam bentuk kartu, buku, lembaran lepas atau dalam bentuk tampilan komputer (online catalog). Wakil tersebut mempunyai fungsi sebagai petunjuk atau indeks kepada dokumen yang menjadi koleksi perpustakaan tersebut.
Di dalam melakukan pengatalogan diperlukan beberapa alat bantu pengatalogan, seperti:
1. peraturan pengatalogan;
2. skema klasifikasi;
3. daftar tajuk subjek;
4. daftar pengerakan (shelflist).
Bahan pustaka yang akan diproses perlu dibagi menjadi dua kelompok, yaitu:
1. bahan pustaka baru;
2.. bahan pustaka duplikat.
Pengelompokan ini dapat dilakukan berdasarkan informasi yang ada pada kartu pesanan yang ada pada setiap buku
A. PENGATALOGAN DESKRIPTIF
Pengatalogan deskriptif meliputi penentuan tajuk entri utama dan pembuatan deskripsi bibliograft Tajuk entri utama sebagai awal entri utama, menentukan posisi kartu entri utama dalam susunan abjad pengarang/judul, sedangkan deskripsi bibliografi memberi informasi yang perlu untuk mengenali suatu terbitan dan membedakannya dari terbitan lain.
- Tajuk Entri Utama
Setiap cantuman bibliografis biasanya memiliki satu titik sibak (access point) atau lebih. Salah satu titik sibak tersebut ditambahkan pada cantuman bibliografis dan menjadi tajuk. Salah satu tajuk tersebut biasanya dijadikan tajuk entri utama dan akan membentuk kartu utama (kartu dasar
a. Pemilihan tajuk entri utama
Memilih tajuk entri utama. pada dasarnya adalah menentukan penanggung jawab dari suate karya. Untuk menentukan pengarang maka kita harus mengetahui jenis karya. Kita mengetahui ada 4 jenis karya kepengarangan, yaitu sebagai berikut :
1) Karya pengarang tunggal
2) Karya pengarang ganda
3') Karya pengarang ganda dengan pengarang utama
4) Karya tiga orang pengarang
5) Karya oleh lebih dari tiga orang
6) Karya editor
Karya editor di sini adalah karya pengarang ganda lebih dan dan dipimpin oleh seorang editor.
7) Karya terjemahan
b. Deskripsi bibliograti
Deskripsi bibliografi adalah uraian yang membahas karakteristik bibliografis.dan fisik bahan pustaka yang sedang digarap. Dasar pembuatan deskripsi bibliografis ini, antara lain Anglo American Cataloging Rule edisi ke-2 (AACR 2), ISBD (M) atau International Standard Bibliographic Description for Monographic Publication.
B. DESKRIPSI BIBLIOGRAFI UNTUK BUKU (MONOGRAF)
Berikut ini akan dijelaskan deskripsi bibliografi untuk buku yang didasarkan kepada Standar Deskripsi untuk Monograf yang diterbitkan oleh PDII-LIPI. Informasi utama yang dijadikan dasar dalam pembuatan deskripsi bibliografi untuk buku adalah halaman judul.
Deskripsi tersebut terdiri dari tujuh daerah sebagal berikut.
1. Judul dan Kepengarangan.
2. Edisi.
3. Impresum.
4. Kolasi.
5 . Seri.
6. Catatan.
7. Daerah ISBN dan harga
Deskripsi Tersebut terdiri dari tujuh daerah sebagai berikut :
1. Daerah Judul dan Kepengarangan
2. Daerah Edisi
3. Daerah Impresum
4. Daerah Kolasi
5. Daerah Seri Monografi
6. Daerah Catatan
7. Daerah ISBN dan Harga
8. Jejakan
9. Kartu Acuan
C. PENGATALOGAN SUBJEK ATAU KLASIFIKASI
Klasifikasi didefinisikan sebagai penyusunan sistematik terhadap buku dan bahan pustaka lainnya atau katalog atau entri indeks berdasarkan subjek.
Klasifikasi mempunyai fungsi ganda, yaitu:
- sebagai cara penyusunan buku di rak, dan
- sebagai sarana penyusunan entri bibliografis dalam katalog tercetak, bibliografi dan indeks dengan susunan sistematis.
Kegiatan pengatalogan subjek atau klasifikasi ini terdiri dari kegiatan:
- analisis subjek, dan
- penerjemahan unsur-unsur tersebut ke dalam bahasa indeks. Dalam hal ini, , bahasa subjek adalah berupa skema klasifikasi, daftar tajuk subjek dan tesaurus.
1. Analisis Subjek
Di dalam-melakukan analisis subjek perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut.
a. Di dalam melakukan analisis subjek tidak hanya melihat judul karya saja, melainkan harus juga memeriksa unsur-unsur lain dari buku seperti daftar isi, ringkasan, pendahuluan.
2. Penerjemahan Unsur-unsur kg Dalam Bahasa Indeks
Tahap kedua dalam pengatalogan subjek adalah,menerjemahkan unsur-unsur yang terdapat dalam analisis subjek ke dalam bahasa indeks yang digunakan di perpustakaan tersebut. Jika perpustakaan tersebut menggunakan katalog subjek berkelas maka bahasa indeksnya adalah berupa skenia klasifikasi dan deskripsi indeksnya berupa nomor klasifikasi atau notasi kelas.
D. PASCAKATALOGAN
Kegiatan rutin pascakatalogan adalah meliputi tugas-tugas seperti:
1. menyusun kartu katalog;
2. memelihara katalog;
3. memberi perlengkapan fisik buku;
4. menjilid majalah dan memperbaiki buku rusak.
- Menyusun Kartu Katalog.
Kartu-kartu katalog yang telah dihasilkan pada proses pengatalogan harus disusun dalam laci katalog serta pada daftar pengerakan. Kartu-kartu tersebut disusun sesuai dengan jenis kartu katalog.
2. Memelihara Kartu Katalog
3. Memberi Perlengkapan Fisik Buku
Agar buku siap dipinjamkan kepada pemakai maka buku tersebut perlu dilengkapi dengan kelengkapan fisik sebagai berikut.
a. Label nomor panggil :
b. Kantong kartu
Kantong - kartu yang berfungsi untuk menempatkan kartu buku
ditempelkan pada bagian dalam kulit belakang buku.
c. Kartu buku
d. Slip tanggal kembali
4. Menjilid Majalah dan Memperbaiki Buku Rusak
Majalah apabila sudah lengkap nomor-nomornya perlu dibundel. Penjilidan majalah tersebut diusahakan tidak terialu tebal agar mudah digunakan ataupun apabila hendak difotokopi. Selain menjilid majalah maka tugas pascakatalogan tersebut juga memperbaiki buku-buku yang rusak seperti menjilid kembali, mengganti halaman yang rusak atau hilang (dengan memfotokopi dari buku lainnya dari judul yang sama)
